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Portail Direction Juridique

Pour les clients internes d'une direction juridique d'entreprise, soumettre une demande de support est la première interaction avec ce service. Ma demande a-t-elle bien été prise en compte ? Est-elle comprise ? Est-elle entre les mains de la bonne personne ? Y a-t-il d'autres informations que j'aurais pu fournir pour faciliter ou accélérer son traitement ? Selon l'organisation et l'activité de l'entreprise, le processus de réception des demandes soumises à la direction juridique peut être déterminant sur l'efficacité de celui-ci, la satisfaction de ses clients internes, et celle des collaborateurs du service.
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Qu'est-ce qu'un portail direction juridique ?

Il s'agit d'une interface de saisine entre ce service et ses clients internes. Une plateforme collaborative par laquelle vont passer toutes les demandes adressées à la direction juridique, qu'il s'agisse d'un extrait de K-Bis ou du signalement d'un possible litige.

Le fait de recevoir les demandes à travers ce portail va permettre au service juridique d'organiser plus efficacement son travail, de prioriser les activités, de collecter des données sur l'évolution des besoins de l'entreprise et de dimensionner les ressources sur la base de ces données.
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Comment ça fonctionne ?

Dans le principe un tel portail est comparable au système de ticketing par lequel les collaborateurs de l'entreprise requièrent l'assistance de leur service informatique. Dans un premier temps la demande va être soumise avec une description du besoin ou du problème, une notion d'urgence ou de priorité, et le rattachement à une catégorie de demandes.
En savoir plus
Interface demandeur
simple et qui minimise le nombre d'étapes pour saisir une demande
Logique paramétrable
qui reflète l'activité, l'organisation et les objectifs de l'entreprise
Connexions vers d'autres outils
• GED, CRM et / ou ERP
• Contract Generation
• Legalbots
Enregistrement analyse et reporting
de l'activité de la plateforme pour piloter les ressources et les investissement
Une interface pour le juriste
qui lui permette d'être efficace dans l'organisation de son travail
La demande va alors être traitée par une logique paramétrée selon l'activité de l'entreprise, ses ressources et les outils numériques dont elle dispose déjà :
Réponse immédiate
Lorsque c'est possible, le portail va donner à l'utilisateur une réponse immédiate (copie d'un document archivé, création d un nouveau document sur la base d'un modèle, réponse à une question juridique récurrente par un Legalbot)
Collecte d'information
Lorsque la demande requiert l'intervention d'un juriste, le portail va questionner l'utilisateur de façon rassembler les informations dont le juriste aura besoin pour travailler
Affectation d'un juriste
Les tâches vont être dispatchées au sein du département selon l'expertise et les disponibilités des membres de l'équipe
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Quels sont les bénéfices d'une telle plateforme ?

Comme les systèmes de « ticketing » l'ont démontré sur d'autres services de l'entreprise, le premier bénéfice d'un portail DJ est une amélioration du service rendu à ses clients internes : traçabilité des demandes, réduction du temps de traitement moyen, fiabilité accrue du délai de traitement annoncé, et enfin réponse immédiate quand c'est possible grâce aux processus d'automatisation intégrés au portail.

Enfin, le portail DJ est un levier pour la feuille de route de numérisation du service juridique ; il accélère les initiatives d'automatisation en permettant de mesurer l'activité du service, le retour sur investissement d'une innovation, et surtout en offrant aux clients internes une interface unique pour exploiter de multiples outils métier.
Qualité de Service
Efficacité du service juridique en hausse
Satisfaction
Satisfaction accrue des juristes eux même, qui trouvent plus d'intérêt dans leur travail à mesure qu'on automatise les tâches les plus répétitives
Optimisation
Meilleure adéquation entre les besoins et les ressources, dès lors que les choix d'investissement ou de recrutement sont basés sur des données

Comment déployer un portail direction juridique dans votre entreprise ?

Un portail DJ peut être déployé comme une extension d'une solution de collaboration existante dans l'entreprise (CRM, intranet, Microsoft Teams, plateforme d'Enterprise Service Management…) ou en utilisant une application dédiée de type Legal Matter Management System, ou Legal Intake Software. Dans ce cas attention de bien choisir une application conçue pour les services juridiques internes des entreprises, et non une des nombreuses solutions pensées pour les cabinets d'avocats.

Justlab peut vous accompagner en consulting pour préparer, concevoir ou déployer votre portail DJ. Notre expertise et notre connaissance du monde de l'entreprise mais également du paysage Legaltech - nous permettent de concevoir avec vous la plateforme experte, pragmatique et opérationnelle qui va décupler l'efficacité de votre service, et la satisfaction de vos clients internes.
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